Wissens- und Kompetenzmanagement

Einleitung

In der Zeit der digitalen Transformation sind schnelle Reaktionszeiten und innovative Lösungen Garanten für die Sicherung der eigenen Marktposition. Um Tempo und Kreativität sicherzustellen, müssen KMUs deshalb verstärkt auf die Fähigkeiten und den Einfallsreichtum des eigenen Personals zurückgreifen. Durch den Fachkräftemangel und das Ausscheiden älterer Mitarbeiter muss zudem mit dem Organisationsgedächtnis bewusster umgegangen werden. Konzepte zur Speicherung von Wissen, zur Aus- und Weiterbildung aber auch dem Ausschöpfen der vorhandenen Kompetenzen und Potentiale sind deshalb unerlässlich.

Die Unternehmensleitung muss sich zum einen strategisch damit auseinandersetzen, welche modernen Langzeitarchivierungsmöglichkeiten es gibt, zum anderen wie es gelingt, einen lebendigen, digitalen Wissensdatenpool aufzubauen und diesen im Arbeitsalltag gewinnbringend zu nutzen. Auch die Themen Wissensvermittlung und Wissensaustausch sind dabei im Fokus und führen zu einer aktuellen Wissensbilanz. Dies ist ein wichtiger Teil jeder digitalen Strategie.

Archivieren heißt vergessen

Wenn das Thema „Wissensmanagement“ im Unternehmen keine Priorität hat, wird damit dann häufig auch so umgegangen. Es wird „gespeichert“, „abgelegt“ oder „archiviert“. Aber sind Sie schon einmal in ein Archiv gegangen und haben dort inspirierende Stunden verbracht und neue Ideen gesammelt, um Ihr Unternehmen in die Zukunft zu führen? Wohl eher nicht. Schon gar nicht, wenn Wissen nur noch digital vorliegt. Schade, denn so „verstauben“ ganze Wissensschätze und geraten in Vergessenheit.

Aber fangen wir vorne an: Führen wir uns nochmal vor Augen, wo Wissen im Unternehmen entsteht oder wie es in das Unternehmen gelangt.

Ihr Unternehmen lebt!

Wo entsteht Wissen?

Wissen entsteht erst einmal zwangsläufig in den Köpfen der Mitarbeiter. Wenn sie eingestellt werden, bringen sie Fähigkeiten mit ins Unternehmen, bilden diese dann aus und lernen unternehmensspezifisches Wissen und Prozesswissen kennen. Das ist ein langer Prozess und es ist schade, wenn die Mitarbeiter irgendwann aus dem Unternehmen ausscheiden und dieses Wissen größtenteils verloren geht.

Wissenspools entstehen auch digital durch die Nutzung von Software. Häufig baut sich jeder Mitarbeiter einen eigenen. Beliebte Wissensspeicher sind tatsächlich immer noch Microsoft Excel und Microsoft Outlook. Aber auch in System wie dem ERP- oder CRM-System lagert Wissen. Meistens über harte Fakten wie die Kunden und die Produkte. Es gibt Statistiken und Auswertungen dazu. Ok, das ist wichtig und ein Anfang.

Wie wird neues Wissen erworben?

„Learning by doing“ galt lange Zeit als eine Maxime, um Erfahrungen zu sammeln und daraus zu lernen. Und das hat sich nicht geändert. Mittlerweile muss man allerdings zusätzlich „Learing by Google“ erwähnen. Mal abgesehen davon, dass wohl kaum ein Schüler seine Hausaufgaben mittlerweile ohne die weltweit führende Suchmaschine erledigt, ist es auch im Unternehmensalltag so, dass Google als Wissensspeicher genutzt wird. Passiv natürlich. Ziel einer Suche sind entweder themenspezifische Seiten oder online-Lexika wie „Wikipedia“, dazu Blogs, Wikis, Podcasts u.ä.

Der Umgang damit ist kritisch zu betrachten, da nicht immer klar ist, woher das dort angebotene Wissen kommt und ob es verifiziert ist. Manchmal kann man nicht einmal erkennen, wie alt es ist. Fraglich ist, ob Wissen dabei überhaupt nachhaltig transferiert und Ihre Organisation dadurch tatsächlich schlauer wird. Mein Tipp: Lesen Sie das Buch „Digitale Demenz“ von Professor Spitzer dazu.

Ein elementares Thema ist somit das Thema „Ausbildung“. Leider stelle ich immer wieder fest, dass es in den KMUs nur sehr selten einen Ausbildungsplan oder ein Fortbildungskonzept gibt. Wissen wird „auf Zuruf“ vermittelt, bei neuen Mitarbeitern manchmal etwas durchdachter in einer meist kurzen Einarbeitungsphase. Dann muss es laufen. Es gilt aber, immer auf dem Stand der Dinge zu bleiben. Denn anders als beim Führerschein hat das einmal erworbene, unternehmensspezifische Fach-, Prozess- und Digitalwissen eine deutlich kürzere Halbwertzeit!

An dieser Stelle umzudenken, ist der erste Schritt in Richtung Wissens- und Kompetenzmanagement.

Unsere ganze Gesellschaft und der wirtschaftliche Erfolg Deutschlands basiert auch auf der Tatsache, dass Bildung als höchstes Gut anerkannt wird. Wieso sollte mit dieser Erkenntnis an den Toren Ihres Unternehmens Schluss sein? Ist es nicht. Darf es nicht sein.

Wissen ist wertvoll und muss festgehalten werden. Anschließend wird es vermittelt, ausgebaut und aktiv damit gearbeitet. Aber ein Schritt nach dem anderen.

Wo wird Wissen im Unternehmen gesichert?

Sicherlich ist Ihr Unternehmen spezialisiert. Vielleicht gibt es sogar einmaliges Wissen, das besonders gesichert werden muss. Ich spreche hier bewusst von „sichern“. Denn auch auf diesem Wissen basiert Ihr unternehmerischer Erfolg.

Zum expliziten „Speichern“ von Wissen gibt es diverse technische Möglichkeiten, die ich hier nicht alle aufführen möchte. Wissensdatenbanken und Kollaborationssoftware sind nur einige davon. Wichtig ist erst einmal nur, sich vor Augen zu führen, dass das Speichern von Wissen nicht wahllos und dem Zufall überlassen werden darf. Die genannten ERP- und CRM-Systeme usw. sind keine Wissensspeicher. Häufig haben auch nicht einmal alle Mitarbeiter einen Zugriff darauf. Wenn aber Wissen später strategisch genutzt werden soll, muss es transparent sein, allen zugänglich, verifiziert und es muss laufend vermittelt werden. Auf der Seite der Tools muss also überprüft werden, welche für Ihre Organisation sinnvoll sind, um das rein mechanische Abrufen von Wissen so einfach wie möglich zu machen.

Kompetenzaufbau statt Wissensvermittlung

Mehr dazu lesen Sie auf www.digitalerberater.de

Das Seminar zum Thema

Wir erlauben es uns an dieser Stelle auf die Kooperation mit der Handelskammer Hamburg und dem Mittelstand Kompetenzzentrum Hamburg hinzuweisen, aus der ein Seminar zum Thema Wissens- und Kompetenzmanagement unseres Botschafters Andreas Peters entstanden ist. Details können Sie hier einsehen.